複数アカウントの使い方②

貸借に異なるアカウントを入力する機能を用いて現金科目をメインユーザーとすることで、最後の現金科目の振替が不要となる使い方の説明を追加しました。2016/8/20

複数アカウントの基本的な使い方については「複数アカウントの使い方①」をご参照ください。

ここでは、より応用的な機能とその使い方についてご説明します。
なお、ここで説明する機能はpro版のみで対応しています。

「複数アカウントの使い方①」で、アカウントを登録すると、アカウント名と同じ名前の科目が作成されることをご説明しました。
そして、その科目の残高が貸借対照表に表示されることを確認しました。
これは、他のアカウントに対する残高というのは単なる管理上のデータの移動の結果に過ぎず、「儲かった」とか「損した」という性質のものではないため、損益としては認識しないという考えによるものです。
しかし、別アカウントへの残高を損益として認識することでより便利に管理することができる場合があることから、ここではその方法についてご説明します。

pro版ではアカウントの登録画面は下記のようなものになります。


アカウント名の下に「資産・負債」と「収益・費用」を選択するラジオボタンが表示されています。
無料版ではこれが常に「資産・負債」を選択したのと同じ状態で登録されますが、pro版では「収益・費用」を選択することができるようになります。
そして、「収益・費用」を選択して登録すると、そのアカウント名の科目で登録した仕訳の残高は損益計算書に表示されることになります。

具体的な事例で使い方をご説明します。
上の例では初期登録されている「メインユーザー」の他に、「旅行」アカウントを「収益・費用」として登録します。
このアカウントは旅行でかかった費用を登録するアカウントとして使用することにします。
今回の旅行では、交通費が10,000円、宿泊費が8,000円、食費が5,000円かかったとすると、仕訳の入力結果は下記の通りとなります。
　

損益計算書に旅行でかかった費用が、その内容ごとに表示されているとともに、旅行全体では23,000円かかったことが確認できます。
しかし、現金残高がマイナスとなっていますので、このマイナスを解消するためにメインユーザーに振り替える以下の仕訳を計上すると、現金残高のマイナスは解消され、これで旅行アカウントはきれいになりました。
　

ここで、メインユーザーのアカウントがどのようになっているかを確認してみます。


損益計算書には旅行23,000円と表示されています。
これは、旅行アカウントで現金のマイナス残高をメインユーザーアカウントに振り替えたことによるものです。
その結果、メインユーザーアカウントとしては旅行代23,000円を認識することになりました。

このように相手アカウントへの残高を損益計算書で認識することになるのが、アカウントの登録時に「収益・費用」を選択した効果となります。
旅行の支出の管理では、「旅行全体でいくらかかったのかを把握する」と、「旅行でお金を何に使ったのか把握する」という2つが目的となることが一般的です。
しかし、単一のアカウントでは、「科目を旅行費とし、何に使ったかはメモに記録する」あるいは「交通費や食費として記録して、旅行にかかったものであることはメモや期間で把握する」など、管理に限界がありました。
そこでアカウントを分けて管理することで、2つの目的を一気に達成しようというのがこの使用方法となります。
もちろん、この目的のためには必ずしもアカウントを「収益・費用」としなくても、別アカウントとするだけで十分目的を達成することはできますが、貸借対照表に残高がずっと残り続けるというデメリットもありますし、メインユーザーのアカウントで旅行費用が一切識別されないというのも望ましくないと考えられ、このような使い方をする場合には「収益・費用」とすることを推奨したいと思います。

最後に、この場合の連結表示を確認したいと思います。


このように連結表示では旅行の費用が費目別に表示されることになります。
旅行アカウントでは旅行のみに限定した費目別の表示が可能となり、連結表示では旅行以外での各費目別の金額とも合算された費目別の金額表示となりますので、使用目的に応じた表示方法を選択していただければと思います。

以下、2016/8/20追加

上記の例では最後にマイナスとなった現金科目の振替が必要でしたが、「貸借で異なるアカウントを選択」という機能を使うことで、振替が不要となります。

設定画面で「貸借で異なるアカウントを選択」にチェックを付けてください。


こうすると入力時に科目を選択する際にアカウントも選択できるようになります。


これで先ほどと同じ仕訳を入力してみます。


旅行アカウントで開くと相手科目はメインユーザーとなります。
連結で開くと現金で表示されます。

※各ーｚ科目のアカウントは設定で表示しないことも可能です。

損益計算書はこうなります。
メインユーザーアカウントでは旅行としてまとめて表示。


旅行アカウントでは各費用の内容が表示されています。
現金残高も0です。


最後に連結アカウントはこのようになります。